Ordenar una institució és la feina que no es veu quan està ben feta i es nota cada dia quan està mal feta

L'Estudi General Lul·lià és un centre de cultura contemporània al centre de Palma: programa activitats, cedeix espais, conserva fons i acull projectes d'altres entitats. Quan es va plantejar la web nova, el problema no era que faltés contingut. Era que n'hi havia de quatre naturaleses distintes —agenda, espais, fons, projectes— i cadascuna havia crescut pel seu compte.

Aquest és el cas més freqüent a les institucions culturals, i el menys atès. S'inverteix en programació i en comunicació de cada activitat, i quasi mai a revisar l'estructura on tot allò aterra.

L'arquitectura de la informació és la disciplina que s'ocupa d'aquesta estructura. No és el disseny de les pàgines, ni és el menú; és la decisió prèvia sobre quines categories existeixen, com es relacionen i per quin camí hi arriba cadascú. És una feina que no es veu quan està ben feta i que es nota cada dia quan està mal feta.

En disseny social importa perquè determina qui pot fer servir una institució pública sense demanar ajuda.

Una institució no té un públic, en té molts alhora

El primer error és projectar per a un visitant genèric. A un centre com aquest hi arriba gent amb intencions incompatibles: qui cerca què es fa dissabte, qui vol llogar una sala per a un congrés, qui investiga un fons documental, qui ve a inscriure's a un curs i qui busca un telèfon.

Cadascun necessita una cosa distinta en el primer clic, i tots entren per la mateixa porta. Si l'estructura privilegia una d'aquestes intencions —normalment l'agenda, perquè és la que té imatges— la resta han de cercar.

La solució no és afegir seccions fins que hi càpiga tot. És reconèixer els itineraris reals i fer que cadascun tengui un camí curt i evident. Això obliga a una cosa incòmoda: decidir què no ocupa el lloc principal. Tota jerarquia és una renúncia, i una web que no renuncia a res acaba sent un índex.

El disseny social aporta aquí un criteri de justícia distributiva aplicat a l'atenció: qui té menys temps, menys hàbit digital o menys familiaritat amb el llenguatge institucional és qui més depèn que l'estructura sigui clara. La resta se'n surt igualment.

El calendari és la part difícil de tota institució cultural

Hi ha un motiu tècnic pel qual les webs de centres culturals envelleixen malament: la major part del seu contingut caduca. Una activitat passa, i el dia següent aquella pàgina és història.

Les solucions improvisades produeixen sempre el mateix resultat. O bé s'esborra el passat, i la institució perd la memòria del que ha fet; o bé s'acumula, i l'agenda es converteix en un magatzem on el proper concert competeix amb un cicle de fa tres anys.

Tractar-ho bé exigeix decidir des del principi què passa quan una activitat acaba: si es converteix en arxiu, si el material que en va sortir —fotografies, enregistraments, textos— hi queda associat, i si el cercador intern hi arriba. Una institució cultural amb quaranta anys d'activitat té, en aquest arxiu, un dels seus actius més valuosos; i el sol tenir dispers en carpetes que ningú no consulta.

Ordenar-ho no és nostàlgia. És el que permet que algú que investiga sobre cultura contemporània a Mallorca trobi, cinc anys després, que allò va passar i on. El disseny social entén l'arxiu com un bé comú: informació pagada sovint amb recursos públics que ha de continuar sent accessible quan ja no és novetat.

Cedir espais també és informació, i sol estar mal explicada

Molts centres culturals es financen parcialment llogant els seus espais. És la part de la web que genera ingressos i la que sol estar pitjor resolta: quatre fotografies, un nom de sala i un formulari genèric.

Qui ha d'organitzar una jornada necessita saber aforament, dimensions, si hi ha projector, quina llum entra, si s'hi pot menjar, com s'hi carrega el material i quin és l'itinerari accessible. Aquestes dades existeixen sempre; el que no existeix és la decisió de publicar-les de manera estructurada.

Aquí es veu bé que el disseny d'informació té conseqüències econòmiques directes. Una fitxa completa estalvia correus, filtra consultes inviables i dona confiança a qui contracta. Una fitxa vaga obliga a una conversa per a cada pregunta, i aquesta conversa la fa personal que no en té temps.

De tot plegat se'n deriven quatre criteris per a qualsevol projecte d'aquest tipus. El primer és el d'itineraris: quins camins reals existeixen i si cadascun és curt. El segon és el de jerarquia: què ocupa el lloc principal, i què s'accepta que quedi un nivell més avall. El tercer és el de permanència: què passa amb un contingut quan deixa de ser actualitat. I el quart és el de suficiència: si cada fitxa conté les dades que permeten decidir sense preguntar.

Una institució cultural és, en bona part, la manera com s'explica. Posar ordre en això no és una capa estètica damunt la feina: és fer que la feina es pugui trobar.